Khái niệm bounce trong email marketing

Trong mỗi chiến dịch email marketing, dường như chúng ta chỉ quan tâm tới các tỷ lệ open, click, unsubscribe…. Mà không chú ý đến yếu tố hết sức cơ bản, cũng rất quan trọng đó là Bounce ( tỷ lệ mail hỏng bị trả lại). Khái niệm bounce trong email marketing là gì ? Các server gửi email uy tín trên thế giới như Amazon, sendGrid, Mailchimp….. đều từ chối cung cấp dịch vụ cho các đơn vị có tỷ lệ bounce vượt quá 5%. Mail bounce ( email hỏng) có hai loại: Email hỏng cứng và email hỏng mềm. Sự khác biệt giữa email hỏng cứng ( hard bounce) và email hỏng mềm ( soft bounce) là gì ? Bài viết  này sẽ làm rõ các khái niệm.

1.Khái niệm bounce trong email marketing

Bounce email tức là email hỏng – đồng nghĩa với việc không nhận được thư của bạn gửi đến. Để xác định nguyên nhân, chúng ta cần căn cứ vào nội dung tin nhắn báo về cùng email hỏng ( Thông thường sẽ trả về ngay sau khi bạn gửi email nếu sử dụng gmail, hoặc trả về hòm spam nếu bạn sử dụng các server gửi email marketing). Nội dung tin bao gồm :

–              Thời gian tin nhắn bị trả về

–              Server mail trả về

–              Mã RFC và nguyên nhân bị trả lại

Theo RFC, email hỏng cứng được mô tả bằng một mã 5XX và email hỏng mềm gắn với mã 4XX. Tuy nhiên, không phải tất cả các ISP đều tuân thủ theo mã đó, và sẽ có một số trường hợp ngoại lệ.

Email hỏng cứng và email hỏng mềm

Một Email hỏng mềm nghĩa là địa chỉ email là hợp lệ, tuy nhiên, nó bị trả lại vì:

– Các hộp thư của người nhận bị đầy (người sử dụng vượt quá hạn ngạch của họ)

– Server mail bị lỗi

– Nội dung mail quá nặng so với hộp thư của người nhận

Khi gửi qua Amazon, Amazon sẽ giữ lại bức email này và tiếp tục thực hiện việc gửi mail đến người nhận đó trong vòng 72 giờ. Nếu việc gửi vẫn bị trì hoãn, Amazon chuyển các địa chỉ này thành danh sách block. (Danh sách block này  không phải là danh sách bỏ)

Một email hỏng cứng xảy ra khi email đã bị từ chối vĩnh viễn hoặc vì:

– Địa chỉ email không hợp lệ

– Các địa chỉ email không tồn tại

Tại Amazon, những danh sách email trên được tập hợp thành black list. Điều này có nghĩa là ngay cả khi bạn gửi email cho người dùng đó, Amazon sẽ không cố gắng gửi đến địa chỉ đó, vì họ biết những địa chỉ đó là xấu. Tiếp tục cố gắng để gửi đến một địa chỉ xấu sẽ gây tổn hại danh tiếng của Amazon, vì vậy Amazon ngăn chặn điều này.

Tóm lại : Email hỏng mềm bị block chỉ là vấn đề trong ngắn hạn, bạn vẫn có thể tiếp tục gửi lại danh sách đó sau một thời gian. Còn đối với email hỏng cứng là địa chỉ không hợp lệ hoặc không tồn tại cần được loại bỏ ngay lập tức.

2.Cách giảm Email Bounces của bạn

Cách tốt nhất để giảm số lượng bounce, bạn có thể tham khảo theo những điều sau :

– Duy trì danh sách tốt: Lọc danh sách email thường xuyên với các email không hợp lệ. Tỷ lệ bounce cao có thể ảnh hưởng đến uy tín của người gửi. Các server gửi email hàng loạt thường loại bỏ những đơn vị gửi email xấu, đánh dấu và không cung cấp dịch vụ cho các đơn vị đó. Vì vậy cần giữ danh sách của bạn thật tốt. Với Amazon, bạn có thể xem và quản lý danh sách bounce từ bảng thống kê trong tài khoản Amazon SES của bạn. Ở đây, bạn có thể xem được thống kê tỷ lệ Bounce, Delivery, Complaint…. và lọc ra các email bounce được trả về hòm spam. Ngoài ra, bạn có thể sử dụng phần mềm kiểm tra email tồn tại TOP Email Verify có chức năng lọc email chết để giữ lại danh sách sạch trước khi gửi mail.

– Sử dụng tính năng opt-in: Gửi một email xác nhận khi người dùng đăng ký vào danh sách của bạn. Bằng cách này bạn có thể đảm bảo rằng email của người dùng không chỉ có giá trị, mà họ còn thực sự muốn nhận email của bạn.

– Giám sát việc gửi email của bạn: Khi gửi email marketing hàng loạt, cần theo dõi quá trình gửi bằng cách chú ý đến tỷ lệ bounce. Nếu theo dõi thường xuyên, bạn có thể phát hiện những lỗi tiềm tàng trước khi chúng xảy ra hoặc trước khi gây nhiều thiệt hại.

Chúc bạn thành công!