5 lỗi gửi email hàng loạt thiếu chuyên nghiệp

Đừng xem nhẹ việc gửi email, bạn đã sử dụng đúng cách và giữ được phép lịch sự chưa? Đây là 5 lỗi gửi email hàng loạt thiếu lịch sự mà mọi người không nhận ra. Viết một email là cả một nghệ thuật.

Trong một cuộc trò chuyện, bạn điều chỉnh âm điệu, nét mặt, cử chỉ và tư thế của mình để phù hợp với hoàn cảnh. Bạn làm điều này bởi vì người ta thường có xu hướng phản ứng cách mà bạn nói nhanh hơn những gì bạn truyền đạt. Email là một cuộc nói chuyện gián tiếp. Nó hiệu quả, nhưng cũng dễ phản tác dụng nếu người ta không chú ý đến cách sử dụng.

Hầu hết những sai lầm mà mọi người mắc phải trong email là hoàn toàn tránh được. Dưới đây là 5 lỗi mà hầu hết mọi người đều mắc phải:

1.Gửi thư ở chế độ CC và trả lời tất cả thư đến

Mọi người thường khó chịu khi thư gửi đến ở chế độ CC. Đó là điều gây phiền nhiễu nhất, nhưng còn tệ hơn nếu bạn “trả lời tất cả” quá mức. Nếu ai đó gửi email cho bạn cùng với một nhóm người khác. Liệu bạn sẽ nghĩ rằng mọi người trong nhóm cần nhận một email khác từ bạn nói rằng “cảm ơn”? Chắc chắn là không.

Bí quyết để hạn chế sự phiền nhiễu này là gửi mail chế độ CC khi bạn muốn thông báo tới mọi người. Trong trường hợp muốn thông báo như một cuộc họp trực tiếp. Hãy tự hỏi: “Người này có thực sự cần tham gia dự cuộc họp không?” Nếu câu trả lời là không, thì đừng lãng phí thời gian của mình bằng email. Ngay cả khi có người khác trong danh sách trả lời tất cả, bạn vẫn bị xem là gây phiền nhiễu. Nếu bạn có điều gì đó để nói, tốt hơn là gửi trực tiếp (và riêng tư) cho người gửi ban đầu. Và để cho người đó quyết định xem nhóm cũng nên biết điều này hay không.

2.Trả lời quá ngắn

Thông thường, người ta cũng sẽ đánh giá bạn qua cách trả lời email. Khi ai đó sắp xếp chi tiết vạch ra các vấn đề quan trọng, họ mong bạn phản hồi một cách cẩn thận. Gửi lại “Got it”( đã rõ) hoặc “Noted” (biết rồi) là quá ngắn gọn. Nếu không hiểu về ý định của bạn, phản hồi ngắn gọn được xem là thờ ơ. Thậm chí châm biếm với đối tác. Cách tốt nhất để tránh bị hiểu sai trong một câu trả lời ngắn gọn là chia sẻ ý định của bạn. Câu trả lời “Tôi hơi bận rộn nhưng có thể đọc nó vào cuối tuần này” thì tốt hơn nhiều so với câu mà nhiều người nghĩ bạn thờ ơ với vấn đề – “Got it” (đã rõ).

3. Dòng chủ đề “URGENT” (khẩn cấp)

Các dòng chủ đề nói “URGENT” hoặc “ASAP” không nên cho vào. Nếu email của bạn là khẩn cấp, hãy nhấc điện thoại lên và gọi cho người đó. Ghi tiêu đề như vậy không cần thiết và tạo cảm giác tiêu cực.

Chìa khóa để tránh các chủ đề “Khẩn cấp” là gây chú ý. Thứ nhất, nếu vấn đề được xử lý dưới bất kỳ hình thức nào khác ngoài email, thì đó là cách bạn phải làm. Chẳng hạn như gọi điện trực tiếp. Thứ hai, nếu không thể, thì vấn đề nằm ở khả năng tạo ra một chủ đề gây chú ý. Mọi người kiểm tra email của họ thường xuyên. Do đó miễn là dòng tiêu đề của bạn bắt mắt, nó sẽ khiến người nhận click vào ngay. Nếu một khách hàng cần một câu trả lời ngày hôm nay, bạn hãy gửi mail với chủ đề “Khách hàng cần phản hồi ngày hôm nay”. Điều này vừa thể hiện tính cấp bách mà không tạo ra sự thô lỗ, tuyệt vọng.

4. Sự phản hồi tiêu cực

Bất cứ khi nào bạn sử dụng những từ ngữ tiêu cực như “không”, “không thể”, “sẽ không” hoặc “không thể”, hãy cố biến chúng thành những điều tích cực. Thay đổi này làm biến đổi toàn bộ giai điệu của tin nhắn. Ví dụ: thay vì nói rằng “Bạn không thể hoàn thành các báo cáo như thế này trong tương lai”. Hãy nói, “Lần tiếp theo bạn hoàn thành báo cáo, vui lòng …”. Khi bạn phải cung cấp phản hồi tiêu cực, hãy gọi điện hoặc gặp trực tiếp người đó. Đừng gửi email tới họ.

5. Nhận thức xã hội

Điều khó khăn nhất về gửi email hàng loạt là đảm bảo mọi người nhận thức được thông điệp của bạn. Thông điệp cần được truyền đi đúng theo nghĩa bạn mong muốn. Bạn phải có nhận thức xã hội khi làm điều này. Nghĩa là dành thời gian để xem xét mọi thứ nhìn từ quan điểm của người nhận trước khi bạn nhấn “gửi”.

Chúc bạn thành công.