Sử dụng email marketing phát triển sự kiện của bạn

Trước khi tổ chức một sự kiện quảng bá, một doanh nghiệp cần phải sử dụng mọi công cụ để thông báo, thu hút và kêu gọi khách hàng đến và tham gia sự kiện. Một trong những lựa chọn đầy hứa hẹn nhất là sử dụng email marketing.

Mặc dù nó thường bị bỏ qua trong việc thúc đẩy sự kiện, một ngày chúng ta có thể nhận được hàng trăm email. Tuy nhiên với cách tiếp cận đúng và một chiến lược marketing tích hợp hiệu quả, bạn có thể ngạc nhiên bởi nó có thể trả mang đến lượng lớn khách hàng cho bạn. Tất nhiên, chúng ta không chỉ nói về lợi ích trước mắt là phát triển sự kiện của bạn mà nó còn là  một phần của một kế hoạch dài hạn để thúc đẩy mối quan hệ có ý nghĩa với các đại biểu và các tổ chức đại diện trong tương lai sau khi kết thúc sự kiện.

Đối tượng

Hãy phân loại đúng nhóm đối tượng để gửi đi thông điệp mời tham dự sự kiện. Vì ai cũng có những email tiếp thị và họ sẽ xóa hay đánh dấu là spam mà không bao giờ mở nếu đó là những email mà họ không quan tâm hay chủ đề mail không đủ sức hút với họ.

Thay vào đó, hãy tạo một chủ đề nổi bật và có thông điệp rõ ràng rằng email của bạn bao gồm các thông tin có giá trị và nhắm đúng vào nhóm đối tượng khách hàng. Ví dụ, “mẹo tăng trưởng kinh doanh tại sự kiện này” là ít có khả năng được mở hơn “Năm cách sự kiện này sẽ giúp bạn phát triển doanh nghiệp của bạn”.

Nội dung

Nhiều người dùng có tài khoản email của họ thiết lập để một số các định dạng hình ảnh không xuất hiện. Tương tự như vậy, email của bạn có thể không tương thích với tất cả các hệ thống hiện có, vì vậy giữ cho nó đơn giản và sử dụng như là vài định dạng khác nhau càng tốt. Luôn luôn gửi một email thử nghiệm cho một đồng nghiệp hoặc tài khoản email cá nhân của riêng bạn để có được một cảm giác của nó như thế nào sẽ tìm đến người nhận, đảm bảo rằng nó là rõ ràng và dễ đọc mà không cần trang bị quá bận rộn.

Hình ảnh và video

Hộp văn bản màu và bổ sung khác như vậy có thể làm cho một email hấp dẫn hơn và dễ dàng hơn để đọc. Tuy nhiên, hãy cẩn thận để sử dụng chúng chỉ khi bạn chắc chắn nó sẽ rất hữu ích. Các tính năng khác có thể bao gồm một hình ảnh của một người nói hay sự kiện trước đó, hay một video của một trong các bài thuyết trình trước đó về một chủ đề liên quan. Bao gồm một hình ảnh thu nhỏ của video mà người dùng có thể click vào để xem toàn bộ các clip là một cách tốt để khuyến khích họ đầu tư thời gian tìm hiểu về bạn và sự kiện của bạn, cũng như thuyết phục họ sự kiện của bạn sẽ cung cấp nội dung của giá trị cho họ.

Trình tự

Không có tác hại gì trong việc gửi nhiều email. Trong thực tế, đó là một cách tốt để xây dựng quan tâm đến sự kiện của bạn miễn là bạn tránh quá mức cần thiết. Nói chung nó là tốt nhất để gửi đi một email sớm vào tháng trước, công bố các chương trình hay ưu đãi nếu khách hàng tham gia sự kiện, cũng như một liên kết để họ đăng ký sự kiện trực tuyến.

Sau đó, gửi một email nhắc nhở một vài ngày trước khi đợt đăng kí này kết thúc, tiếp theo là một khoảng một hai tuần sau đó và một email nhắc nhở cuối cùng không hơn một tuần trước khi sự kiện được tổ chức. Điều này nên bao gồm nhắc nhở các chi tiết sự kiện cho những người đã đăng ký và một “cơ hội cuối cùng” kêu gọi hành động cho những người còn lại.

Kết quả

Mục đích sử dụng công cụ gửi email marketing của bạn không nên dừng lại ở giá trị cho tổ chức của bạn một khi những người tham dự đã để lại. Là một phần của một chiến lược tiếp thị tích hợp nó có thể đi một chặng đường dài hướng tới rèn mối quan hệ thành công. Bạn có tùy chọn kết nối tới một cuộc khảo sát mà sẽ cung cấp cho bạn thông tin phản hồi hữu ích về cách cải thiện sự kiện trong tương lai, cũng như lời chứng thực tích cực để sử dụng trong truyền thông tiếp thị trong tương lai.