Cách viết email chuyên nghiệp

Đã bao giờ bạn suy nghĩ về nội dung trình bày email của bạn khi gửi tới khách hàng chưa ? Cách viết email chuyên nghiệp - Bạn đã viết email một cách chuyên nghiệp ? Đừng bỏ qua yếu tố tưởng như nhỏ nhặt này. Bởi sẽ có vô số hàng triệu khách hàng đang đánh giá tác phong làm việc của bạn qua cách trình bày email đấy. Từ đó mà đưa ra kết luận về văn hóa công ty bạn như thế nào. Ngay bây giờ, bạn hãy đọc bài viết này để tham khảo cách viết email chuyên  nghiệp nhé.

Sử dụng lời chào và ngôn ngữ phù hợp

Đừng bỏ qua lời chào đầu mỗi bức email. Ngay cả khi bạn chỉ tiếp tục trả lời các email trước. Bạn có thể cân nhắc những lời chào phù hợp từng đối tượng : Dear, Anh/ Chị… Thân mến, Kính gửi…

Vì email sử dụng cho mục đích công việc nên hạn chế sử dụng các yếu tố hài hước. Thậm chí icon tức giận, phẫn nộ trong email của mình. Nó có thể gây nên những hậu quả khó lường.

Những vấn đề cần được xác định rõ nên liên lạc trực tiếp hoặc gọi điện thoại.

Tuyệt đối không sử dụng các từ ngữ “mang tính khiêu khích” như “Tại sao bạn lại...”, “Bạn phải.....”, “Tôi chắc chắn là bạn sẽ đồng ý với việc ...”, và “Tôi không hiểu tại sao bạn ...”. 

Bên cạnh đó bạn nên sử dụng dấu câu đúng vị trí theo tiêu chuẩn quy tắc đặt dấu câu khi soạn thảo văn bản.

Đặt tên địa chỉ email chuyên nghiệp

Nếu bạn sử dụng email công ty để trao đổi với khách hàng, sẽ không có gì đáng ngại. Tuy nhiên nếu bạn đang sử dụng email cá nhân. Hãy lưu ý tên email đã thể hiện tính chuyên nghiệp chưa. Đừng bao giờ đặt những email như: cobemuadong2010@... hay lytieulong@... Như thời còn đi học không phù hợp với công việc công sở. Hãy chọn cho mình một địa chỉ email nghiêm túc, lịch sự. Bạn có thể đặt tên email với cấu trúc là: Ten.hotendem@... Ví dụ: minh.nguyen@gmail.com. Bước đầu bạn đã viết email chuyên nghiệp hơn rồi đấy.

Suy nghĩ kỹ vấn đề trước khi viết

Viết email chuyên nghiệp khi bạn tập trung vào những vấn đề cần giải đáp tới khách hàng. Tránh sự dài dòng, lạc đề, gây dàn trải. Khi diễn giải các khúc mắc, bạn có thể trình bày tách riêng từng vấn đề theo số thứ tự 1,2,3... Điều này giúp khách hàng hiểu được bạn đang trao đổi về vấn đề gì.

Dòng tiêu đề rõ ràng, ngắn gọn

Tiêu đề cần đúng chủ đề để cho người đọc nắm rõ vấn đề chính trong nội dung email. Ngoài ra, cần viết hoa chữ cái đầu và kiểm tra đúng chính tả trước khi bấm nút Gửi.

Những lưu ý khi đính kèm File

Nên gửi những file có định dạng chung dễ mở cho tất cả máy tính. Sử dụng .Pdf , .Doc. hoặc JPEG (đối với file ảnh). Nếu có nhiều file, bạn nên nén lại theo định dạng .zip (không nên dùng .rar). Chú ý khi đặt tên file đính kèm: Việc đặt tên file cũng cần đảm bảo rõ ràng, ngắn gọn. Không nên viết tiếng Việt có dấu khi đặt tên file.

Chữ ký cá nhân

Cần lưu ý chữ ký là nơi để lại thông tin, chức danh, số điện thoại, địa chỉ… của anh/chị. Hãy thể hiện đó là những thông tin chính xác để đối tác có thể liên lạc ngay với anh/chị khi cần.

Hãy dùng font chữ cổ cổ điển

Một nguyên tắc bất di bất dịch là email nên để font chữ có thể đọc dễ dàng nhất. Nhìn chung, chúng ta có thể chọn cỡ chữ 13 và chọn font dễ đọc như Arial hay Times New Roman. Còn với màu sắc, màu đen luôn là lựa chọn an toàn nhất.

Hãy gõ địa chỉ email cuối cùng

Bạn sẽ không muốn vô tình gửi thư đi khi chưa hoàn thành. Ngay cả khi mọi người đang trả lời thư. Tốt nhất bạn nên xóa địa chỉ người nhận. Sau đó chèn vào khi chắc chắn rằng đã hoàn thành đầy đủ nội dung. Hãy đặt mình vào vị trí của đối phương nếu phải nhận 1 email chưa hoàn chỉnh. Hoặc chưa đính kèm file dữ liệu cần thiết.

Một số chú ý để trở thành người viết email chuyên nghiệp

Nên dọn dẹp hộp thư của mình thường xuyên để tránh tồn đọng quá nhiều email không cần thiết. Ngoài ra, nếu dung lượng email bị đầy, hòm mail của bạn sẽ không nhận được thêm email gửi tới.

Nếu cần viết một e-mail dài để trả lời nhưng lại chưa có thời gian. Hãy gửi một email thông báo bạn đã nhận được email của đối tác. Đồng thời cho biết thời gian bạn sẽ trả lời họ một cách chính thức.

Khi không thể check email trong một ngày hay thường xuyên. Bạn cần thiết lập chế độ gửi email trả lời tự động để thông báo không có trong văn phòng. Hoặc sẽ phản hồi lại khách hàng sớm ...vv...

Trên đây là những chia sẻ kinh nghiệm cá nhân của TOP khi viết email giao dịch với khách hàng. Nếu bạn đang cần gửi email số lượng lớn. Thay vì gửi thủ công, bạn có thể tham khảo phần mềm gửi mail TOP Email Marketing nhé. 

Chúc bạn thành công !